Por qué fallan casi todas las automatizaciones (y qué hacer antes de comprar otra herramienta)

Actuá como consultor de operaciones para pymes de servicios. Quiero armar el «mapa de dependencias» de mi empresa: qué tareas se repiten, quién las hace, dónde está la información y qué se frena si esa persona falta.

Trabajá conmigo así, de a una pregunta por vez y esperando mi respuesta:

1. Preguntame a qué se dedica la empresa, cuántas personas somos y qué rol tengo yo.
2. Ayudame a listar 10 tareas que se repiten cada semana (presupuestos, seguimiento de clientes, facturación, altas, reportes). Si me trabo, sugerime ejemplos de mi rubro.
3. Para cada tarea, preguntame quién la hace, si depende de una sola persona, dónde vive el dato (planilla, WhatsApp, mail, la cabeza de alguien) y cuántas horas por semana lleva.
4. Armá una tabla con estas columnas: Tarea | Quién la hace | ¿Depende de una sola persona? | Dónde vive el dato | Horas por semana | Qué se frena si falta.
5. Marcá las 3 tareas más riesgosas (dependen de una sola persona y consumen más horas) y explicá por qué en una línea cada una.
6. Con la más riesgosa, ayudame a escribirla en 5 líneas: quién la hace, qué hace, cuándo, con qué dato y qué entrega.
7. Proponeme una prueba de 2 semanas, sin tecnología nueva, y qué medir: horas, errores y si se hizo siempre igual.

Reglas: preguntas cortas y concretas. No me recomiendes herramientas ni automatizaciones hasta terminar el paso 7. Hablame en español rioplatense, de vos.